Obec Únehle
ObecÚnehle

Směrnice č. 1/2011 upravující oběh účetních dokladů -vnitřní kontrolní systém

Obec Únehle

 

 

 

 

 

Směrnice č. 1/2011 upravující oběh účetních dokladů

-vnitřní kontrolní systém

 

 

1.      Předmět úpravy

1.1.   Ustanovení této směrnice vymezuje oběh úč1.2.         účetních dokladů.

1.3.   Směrnice upravuje oběh úč1.4. účetních dokladů v souladu se:

  1. zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů,
  2. zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů,
  3. opatření MF čj. 283/76, 104/2000, 282/77, 227/2001, kterými se stanoví a upravuje účtová osnova a postupy účtování pro organizační složky státu, územně samosprávní celky a příspěvkové organizace v platném znění,
  4. opatřením MF čj. 111/74 200/1997, o rozpočtové skladbě, ve znění pozdějších předpisů,
  5. zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů,
  6. vyhláškou 16/2001 Sb., o způsobu, termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění rozpočtu územních samosprávných celků,
  7. zákonem č. 119/1992 Sb., o cestovních dokladech, ve znění pozdějších předpisů,
  8. obecně závaznými předpisy (obchodním a občanským zákoníkem),
  9. vyhláška 505/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

2.      Náležitosti účetního dokladu

3.1.   Podkladem pro zápisy v účetních knihách jsou účetní doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které podle § 11 zákona č.563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, musí obsahovat:

a)   označení účetního dokladu,

d)   obsah účetního případu a jeho účastníky,

g)   peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,

i)    okamžik vyhotovení účetního dokladu,

k)   okamžik uskutečnění případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d),

m)  podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

3.8.   Účetní jednotka je povinna vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle § 8 odst. 5 zákona o účetnictví.

4.      Fáze oběhu účetních dokladů

5.1.   V účetní jednotce vznikají účetní doklady:

·    externí – při styku s okolím,

·    interní – vznikají v organizaci.

5.4.   Kontrola účetních dokladů je:

·    formální, která zahrnuje kontrolu náležitostí účetních dokladů podle zákona o účetnictví a provádí ji zaměstnanec odpovědný za jeho zaúčtování,

·    věcná, která zahrnuje přezkoušení správnosti údajů, shody obsahu dokladu a skutečnosti včetně správnosti výpočtů uvedených v účetním dokladu, shody s vystavenou objednávkou, kupní smlouvou… a za přezkoušení věcné správnosti zodpovídá pracovník odpovědný za účetní případ.

5.6.   Příprava k zaúčtování – doklad se označí číslem z číselné řady a pracovník pověřený za zaúčtování, předepíše na účetní doklad, popřípadě přílohu k účetnímu dokladu, útovací předpis.

5.15. Opravy na účetních dokladech musí být provedeny tak, že nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví.

5.18. Zaúčtování dokladu = zajistit na dokladu poznámku o zaúčtování s podpisem odpovědné osoby a s uvedením data, kdy bylo účtováno.

5.22. Archivace = stanovení lhůt a stanovení zodpovědných osob. Archivaci účetních dokladů upravuje § 33 odst. 8 zákona o účetnictví.

5.25. Skartace = stanovení způsobu skartace dokladů a stanovení zodpovědných osob.

 

6.      Účetní doklady

7.1.   Doklady výdajové:

·    dodavatelské faktury,

·    doklady k účtování o majetku,

·    doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného sociálního a zdravotního pojištění, daně ze mzdy a srážek mezd,

·    doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách,

·    doklady k ostatním platbám,

7.2.   Doklady příjmové:

·    oběh pokladních dokladů,

·    oběh bankovních dokladů,

·    podpisové vzory.

8.      Přijaté faktury

8.1.   Pověřený pracovník zapíše došlé faktury do knihy došlých faktur nejpozději druhý den po vyzvednutí, fakturu zkontroluje, popřípadě ji vrátí. Zkontrolovanou fakturu označí pořadovým číslem faktury.

8.6.   Po obdržení faktury obecní úřad zajistí:

·    kontrolu věcné a finanční správnosti faktury,

·    doplní na průvodku rozpočtovou skladbu a číslo organizace, účelový zdroj, v případě nákupu majetku zajistí registraci do majetku

·    připojí přílohy k faktuře: objednávka, dodací list, kopie smlouvy…

8.7.   V případě reklamace pověřený pracovník, který kontroluje věcnou správnost účetního dokladu, uvede do reklamačního zápisu důvod reklamace a účtovanou částku za nedodané zboží sníží. Následně předá kopii reklamačního zápisu účetní obce spolu s fakturou k proplacení.

8.15. Před zaplacením a zaúčtováním provede účtárna nebo pověřený pracovník kontrolu náležitostí faktury, přípustnost operace, doplní účetní předpisy, po zaplacení zapíše v knize došlých faktur datum úhrady a fakturu založí.

9.      Doklady k účtování o majetku

10.1. Protokol o převzetí DHM vyhotovuje pověřený pracovník příslušného oddělení ve dvou vyhotoveních při převzetí DHM do evidenčního stavu organizace. Protokol schvaluje vedoucí oddělení nebo jím pověřený pracovník. Pracovník ověřený vedením evidence zajistí kontrolu správnosti dokladu a opatří jej podpisem. Na základě tohoto účetního dokladu se vyhotovuje inventární karta DHM v majetkovém oddělení. Tento postup se dodržuje u dlouhodobého nehmotného majetku, jehož cena pořízení překročí stanovený cenový limit podle právních předpisů.

10.7. Inventární karty DHM a DNM vyhotovuje formou záznamu do počítače pověřený pracovník v jednom vyhotovení při převzetí DHM a DNM do evidence majetku.

 

11. Personální zajištění předběžné, průběžné a následné kontroly

1) Pro zajištění předběžné kontroly a dále průběžné a následné kontroly dle §26 odst.1 písm. a), b), c) a §26 odst.3 zákona jmenuje starosta:

a) příkazce operací dle §26 odst.1, písm. a) zákona starosta obce pan Jiří Bárta místostarosta obce pan Karel Uzel

b) správce rozpočtu dle §26 odst. 1) písm. b) zákona – účetní obce paní Markéta Kaprhálová

c) hlavní účetní dle §26 odst. 1) písm. c) zákona – účetní obce paní Markéta Kaprhálová

2) Pro zabezpečení průběžné a následné kontroly dle §27 odst. 1) účetní obce paní Markéta Kaprhálová .

Pokud to organizační struktura obce umožňuje, je lépe funkce správce rozpočtu a hlavní účetní rozdělit. Obě tyto funkce musí být dle zákona vykonávány zaměstnancem obce.

13.    Doklady k účtování o mzdách

14.1. Podkladem pro účtování mezd včetně příslušenství jsou podklady mzdové účetní:

­      přehled vyplacených mezd celkem,

­      vyúč­ tování za výplatní období, tj. měsíc,

­      přehled o výši pojistného a vyplacených dávkách,

­      přehled odvodu na zdravotní pojištění dle pojišťoven,

­      přehled srážek,

­      hromadné příkazy k úhradě,

­      složenky a jejich seznamy.

14.5. Dokumenty pro výplatu mezd vyhotovuje pověřený pracovník.

14.6. Dokumenty pro výplatu mimořádných odměn předkládá vedoucí účetní jednotce mzdové účtárně ke zpracování.

23.    Odběratelské faktury

23.1. Odběratelské faktury vystavuje finanční účtárna na základě příkazu k vystavení faktury od starosty obce

23.4. Odběratelské faktury se číslují postupně jednou číselnou řadou s letopočtem za lomítkem.

23.7. Účtárna je zodpovědná za vedení evidence faktur v knize odeslaných faktur, sleduje splatnosti jednotlivých faktur, zajišťuje zaúčtování pohledávek, upomíná odběratele po uplynutí lhůty splatnosti, postoupení pohledávky k vymáhání, vystavuje faktury na smluvní pokutu, úrok z prodlení apod.

23.10.  Odběratelské faktury kontroluje po věcné a formální stránce, schvaluje a podepisuje účetní obce.

24.    Pokladní doklady

24.1. Pokladní doklady jsou: pokladní kniha, příjmové pokladní doklady, výdajové pokladní doklady, přílohy příjmových a výdajových pokladních dokladů.

24.2. Pokladní operace smí provádět pouze hmotně odpovědný pracovník – pokladník.

24.3. Povinnosti pokladníka:

­      zabezpeč­uje, prověřuje a odpovídá za to, že pokladní doklady k výplatě mají stanovené náležitosti,

­      chronologicky vede záznamy v pokladní knize,

­      dodržuje stanovený v pokladní knize,

­      dodržuje stanovený pokladní limit 50 000 Kč­       ,

­      měsíč­ně předkládá doklady o pokladních operacích s pokladní knihou k ověření dokladů; po ověření jsou doklady předány tentýž den ke kontrole a zaúčtování do úč­tárny.

24.4. Příjmový pokladní doklad – vystavuje jej pokladník ve dvou vyhotoveních, přičemž na základě originálu dojde k zaúčtování do pokladní knihy a přiloží se k vyúčtování pokladny, které se předá do účtárny; kopie zůstává uložena v pokladně a archivuje se společně s pokladními doklady.

24.4. Výdajový pokladní doklad – vystavuje jej pokladník jednou při výdeji peněz z pokladny a předkládá jej spolu s příslušným dokladem k zaúčtování a k archivaci.Doklad musí obsahovat podpis pokladníka a příjemce peněz.

25.    Bankovní doklady

25.1. Bankovní doklady: příkazy k úhradě a výpisy z bankovních účtů.

25.3. Úhrady bankovním převodem z BÚ obce Únehle č. 8127401/100, vedeného u KB provádí účetní obce na základě příkazu starosty, popřípadě místostarosty obce Únehle. Limit pro internetové bankovnictví činí 50.000Kč/den.

25.7. Výpisy z bankovních účtů – bankovní ústav zpravidla měsíčně doručuje ke kontrole účtárně.

26.    Podpisové vzory

26.1. Podpisové vzory osob oprávněných vydávat a schvalovat dispozice s rozpočtovými prostředky u peněžních ústavů zajišťuje a aktualizuje účtárna. Originál seznamu podpisových vzorů je zasílán do příslušných peněžních ústavů.

26.5. V případě organizačních a personálních změn, v jejichž důsledku dojde ke změně správců finančních prostředků a z toho plynoucích kompetencí a odpovědností, zajistí starosta obce předání nových podpisových vzorů.

27.    Archivace

27.1. Archivace se provádí dle zákona o účetnictví a dle spisového a skartačního řádu.

27.4. Účetní doklady, včetně příloh, uschovává finanční účtárna v archivu po dobu 5 let následující po roce, kterého se týkají. Originál objednávek a smluv se uchovávají rovněž po dobu 5 let.

28.    Kontrola

28.1. Kontrolu dodržování této směrnice vykonává ředitel účetní jednotky nebo jím pověření pracovníci kontroly.

29.    Účinnost

30.1. Účinnosti tato směrnice nabývá dnem 7.8.2011.

 

 

 

V Únehli dne 8.8.2011............. .

 

 

 

Zodpovídá: Správce Webu

Úřad

Kalendář akcí

Po Út St Čt So Ne
27 28 29 30 1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 31

Aktuální počasí

dnes, úterý 5. 7. 2022
skoro jasno 28 °C 12 °C
středa 6. 7. polojasno 25/13 °C
čtvrtek 7. 7. oblačno 24/11 °C